Dzierżawa drukarek pozwala firmom zaoszczędzić od czterdziestu do sześćdziesięciu procent w porównaniu z zakupem, eliminując jednorazowy wydatek na sprzęt wysokiej klasy, który często przekracza dziesięć tysięcy złotych. Brzmi jak gotowy przepis na usprawnienie finansów? Sprawdźmy, gdzie jeszcze kryją się realne oszczędności i jakie konkretne korzyści daje ten model współpracy.
Dlaczego dzierżawa drukarek to oszczędność, której nie widać od pierwszego wejrzenia?
Na pierwszy rzut oka zakup drukarki wydaje się prostszy. Płacisz raz i masz problem z głowy. Tyle że rzeczywistość szybko weryfikuje te założenia. Nowoczesna drukarka laserowa kosztuje od ośmiu do piętnastu tysięcy złotych, a urządzenia klasy premium z zaawansowanymi funkcjami skanowania potrafią przekroczyć dwadzieścia tysięcy.
Do tego trzeba doliczyć tonery, które dla urządzeń kolorowych potrafią kosztować nawet dwa tysiące złotych za komplet. Jeśli drukujesz intensywnie, wymieniasz je co trzy miesiące. W modelu dzierżawy drukarki wszystkie te wydatki znikają.
Otrzymujesz przewidywalną, stałą opłatę miesięczną, która obejmuje nie tylko samo urządzenie, ale też konserwację, materiały eksploatacyjne i dostęp do serwisu. Gdy porównasz całkowity koszt posiadania sprzętu przez trzy lata z kosztem dzierżawy w tym samym okresie, różnica robi wrażenie.
Kolejny aspekt to amortyzacja i księgowość. Dzierżawa drukarek kserokopiarek działa jak zwykły abonament – miesięczną opłatę wrzucasz w koszty uzyskania przychodu i tyle. Bez skomplikowanych zapisów, bez tracenia czasu na dokumentację środka trwałego. Dla małych i średnich firm, które nie mają rozbudowanego działu księgowego, to ogromne uproszczenie i realna oszczędność czasu.
Jakie dodatkowe korzyści płyną z dzierżawy drukarek i kserokopiarek?
Oszczędności finansowe to jedno, ale dzierżawa niesie ze sobą szereg innych, równie istotnych korzyści. Po pierwsze, daje dostęp do najnowszych technologii bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów. Kupując sprzęt, zamrażasz się na kilka lat z konkretnym modelem, który szybko może okazać się niewystarczający lub przestarzały.
Po drugie, dostajesz kompleksowe wsparcie. Awaria drukarki w środku dnia roboczego potrafi sparaliżować pracę całego zespołu. Bez umowy serwisowej szukasz technika na własną rękę, tracisz czas i płacisz z góry za wizytę oraz naprawę. W modelu dzierżawy serwis jest wliczony w cenę, a reakcja następuje błyskawicznie.
Warto też zwrócić uwagę na konkretne zalety tego modelu:
- elastyczność – gdy firma się rozwija i drukuje więcej dokumentów, można wymienić urządzenie na wydajniejsze;
- brak problemów z utylizacją – po zakończeniu współpracy sprzęt wraca do dostawcy, który zajmuje się jego recyklingiem lub dalszym wykorzystaniem. Firma nie musi szukać sposobu na pozbycie się starego, nieużywanego sprzętu;
- dostęp do zaawansowanych funkcji – dzierżawione urządzenia często mają wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa (szyfrowanie danych, autoryzacja użytkowników), obsługę chmury, integrację z systemami zarządzania dokumentami i aplikacje mobilne;
- Przewidywalność budżetowa – stała miesięczna opłata ułatwia planowanie finansowe i eliminuje nieprzewidziane wydatki.
Dzisiejsze rozwiązania, jak aplikacja eKONTAKT, dodatkowo automatyzują zarządzanie sprzętem. System samodzielnie monitoruje liczniki, zgłasza potrzebę wymiany tonera, generuje faktury i pozwala użytkownikom samodzielnie zgłaszać usterki bez angażowania administratora. To oszczędność czasu, który można przeznaczyć na działania przynoszące firmie realną wartość.
Sporo informacji o tej aplikacji, ale i o samej dzierżawie drukarek znajdziesz na tej stronie: https://www.biuroinnowacje.pl/urzadzenia/wg-typu/drukarki.
Co warto sprawdzić przed wyborem dostawcy dzierżawy drukarki?
Nie każda oferta dzierżawy jest tak samo korzystna. Rynek pełen jest propozycji, które na pierwszy rzut oka wyglądają atrakcyjnie, ale diabeł tkwi w szczegółach. Pierwsza rzecz, na którą warto zwrócić uwagę, to zakres umowy. Sprawdź dokładnie, co jest wliczone w miesięczną opłatę: czy serwis jest bezpłatny, czy dolicza się opłaty za dojazd technika? Czy materiały eksploatacyjne dostarczane są automatycznie, czy trzeba je zamawiać i dopłacać? Czy w przypadku awarii dostawca zapewnia urządzenie zastępcze?
Równie istotna jest elastyczność umowy. Dobry dostawca pozwala na modyfikację warunków w trakcie trwania kontraktu. Jeśli firma rośnie, powinna mieć możliwość wymiany sprzętu na bardziej wydajny praktycznie w dowolnym momencie.
Cześć, nazywam się Ania i jestem specjalistą HR. Założyłam HR Revolution, aby zrewolucjonizować branżę human resources. Wytykać jej największe błędy i je poprawiać.
