Jak usprawnić rozliczanie czasu pracy kierowców w firmie transportowej?

Rozliczanie czasu pracy kierowców nie musi być czasochłonne. Wiele zależy jednak od decyzji podjętych przez przewoźnika. Zastanawiasz się, jak możesz usprawnić rozliczenia czasu pracy kierowców? Poznaj 3 sprawdzone rozwiązania, które mogą się uzupełniać i w konsekwencji sprawić, że czas pracy kierowców będzie rozliczany sprawnie oraz a ryzyko błędów zredukowane do minimum.

1. Regularne pobieranie danych z tachografów

Aby rozliczyć czas pracy kierowców, potrzebne są dane z kart kierowców i tachografów zamontowanych w pojazdach. To właśnie tam zapisane są informacje m.in. o godzinach pracy kierowcy i jego okresach odpoczynku. W zakresie pobierania tych danych przewoźnicy nie mają dowolności – ta czynność powinna być wykonywana w regularnych odstępach. Zasady są następujące – dane należy pobierać:

• co najmniej raz na 28 dni – gdy mowa o danych z karty kierowcy;
• co najmniej raz na 90 dni – gdy mowa o danych z tachografu.

W praktyce zdarza się, że przewoźnicy zapominają o tym obowiązku – nie pobierają danych regularnie, narażając się tym samym na konsekwencje finansowe. Brak informacji z kart kierowcy i tachografu uniemożliwia też dokładne rozliczenie czasu pracy, a to z kolei może powodować konflikty na linii pracownik-pracodawca i straty wizerunkowe.

2. Wykorzystanie automatyzacji

W usprawnieniu rozliczania czasu pracy kierowców w firmie transportowej pomocna jest nowoczesna technologia – mowa o wszystkich narzędziach, które automatycznie pobierają i porządkują dane. Automatyzacja sprawdza się szczególnie wówczas, gdy mowa o pobieraniu danych z kart kierowców czy tachografów – podczas tej czynności łatwo o pomyłki, które finalnie doprowadzą do nieścisłości w wygenerowanej dokumentacji.

Chociaż automatyzacja rzeczywiście jest pomocna podczas rozliczania czasu pracy kierowców, to nie można zapomnieć, że proces ten powinien być kontrolowany – weryfikacja danych to podstawa. Jednocześnie dzięki integracji narzędzi z programami kadrowo-płacowymi również ustalanie wynagrodzenia kierowcy może być dużo łatwiejsze – specjalista odpowiedzialny za to zadanie może skoncentrować się na warstwie merytorycznej, zamiast na rutynowych kalkulacjach.

3. Współpraca ze specjalistami od rozliczeń kierowców

Rozliczanie czasu pracy kierowców wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Firmy transportowe mają zasadniczo dwie możliwości – mogą stworzyć etat dla specjalisty albo zdecydować się na outsourcing. Drugie rozwiązanie ma szereg zalet. Przykładowo firma Evotax oferująca usługi księgowe dla podmiotów z branży transportowej zapewnia kompleksowe wsparcie, które obejmuje:

• analizę dostarczonych danych i obliczenie m.in. godzin pracy – zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami;
• wypełnianie i składanie deklaracji do urzędów – w tym ZUS, US czy PFRON; 
• wsparcie podczas kontroli – specjaliści Evotax wspierają przedsiębiorcę podczas kontroli związanych z czasem pracy kierowców przeprowadzanej np. przez GITD.

Specjaliści mogą również wspierać przewoźnika w zakresie rozliczania wynagrodzeń kierowców, w tym za gotowość do pracy, o której więcej można przeczytać tutaj: https://evotax.pl/pl/blog/jak-obliczyc-wynagrodzenie-za-gotowosc-do-pracy-kierowcy/.

Skorzystanie ze wsparcia zewnętrznego partnera może okazać się korzystne również w sytuacji, gdy zespół kierowców ma charakter międzynarodowy. Wspomniana firma Evotax oferuje rozliczanie kierowców w 7 językach.

Artykuł sponsorowany